Ein Canon Business Produkt öffnet die Tür ins papierlose Büro: Arbeitsplatzscanner imageFORMULA DR-C240

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Kompakter Arbeitsplatzscanner: Canon imageFORMULA DR-C240

Ein kleines, kompaktes Gerät leistet einen wichtigen Beitrag dazu, dass im Backoffice von Hotels und Gastronomen aus papiernen Dokumenten digitale Informationen werden: Wir haben uns den Arbeitsplatzscanner Canon imageFORMULA DR-C240 getestet.

Ende 2016 in Berlin. Auf dem Startup-Pitch-Day, das ein großes Handelsunternehmen der Hotellerie- und Gastronomiebranche ausrichtet, stellen Gründer ausgefeilte digitale Lösungen für Gästemanagement, die Optimierung der Kühlkette und mehr Umsatz im Lunch-Geschäft vor. Der CEO des Gastgeber-Unternehmens wirft eingangs ein Chart an die Kino-Leinwand, in dem das Event stattfindet: „… and in reality?“ ist darauf zu lesen, darunter sind Papierhaufen und Notizzettel zu sehen.

Ein aus gastronomischen Betrieben durchaus bekanntes Bild: Quittungen, Abrechnungen, Lieferzettel, Notizen an die Mitarbeiter und mehr – fast alles liegt auf geduldigem Papier vor und vor allem irgendwo herum. Besonders in kleinen und mittleren Betrieben ist die „digitale Dokumentenverwaltung“ (auch mit „DMS“ für „Dokumentenmanagement-System“ abgekürzt) noch kaum angekommen. Dabei bietet der Wechsel von analog auf digital auch in diesem Bereich viele Vorteile: digitale Dokumente lassen sich besser „lagern“, sie nehmen keinen physischen Platz weg, sie lassen sich übersichtlicher ordnen und vor allem sind sie anschlussfähig, sie lassen sich für viele Zwecke einsetzen – von der Einarbeitung in das Warenwirtschaftssystem über die Anlieferung an den Steuerberater bis zur Notiz an das Team, das an die WhatsApp-Gruppe geschickt wird, statt am Schwarzen Brett auf kollektive Beachtung zu hoffen.

Zweifellos trudeln eine Vielzahl von Dingen, mit denen sich Gastronomen, Betriebsleiter oder das Büro-Team alltäglich beschäftigen müssen, nach wie vor in Papierform ein. Das wird sich auch nicht allzu schnell ändern. Was allerdings nicht bedeutet, dass es intern nicht möglich wäre, das Backoffice peu à peu in Richtung Papierlosigkeit zu bringen – es kommt darauf an, an den Schnittstellen das richtige Werkzeug einzusetzen.

Canon for Business: imageFORMULA DR-C240

So ein Werkzeug steht jetzt vor uns. Es trägt den Namen „imageFORMULA DR-C240“ und ist von Canon. Jener japanischen Marke also, die man in erster Linie mit Kameras in Verbindung bringt, die aber auch eine Linie von Business-Produkten anbietet wie eben diesem Arbeitsplatzscanner. Die thematische Klammer ist das so genannte „Imaging“: Schon seit über 50 Jahren lichten Canon-Produkte Dinge ab, sei es die pittoreske Naturkulisse im privaten Urlaub per Kamera oder der schnöde Lieferschein im geschäftlichen Umfeld mit dem Scanner. Bei Canon glaubt man an die Wirkmächtigkeit des Bildes; dahinter steht eine Unternehmensphilosophie, die man bei Canon mit dem Begriff „Kyosei“ auf den Punkt bringt, was soviel wie „Zusammen leben und arbeiten für das Gemeinwohl“ bedeutet.

Ob Fotografie oder Scan: Qualität und Zuverlässigkeit sind in beiden Fällen gefragt, und wir wollen jetzt wissen, wie es um diese bei vorliegendem Gerät aus der Reihe „Canon Business Solutions“ bestellt ist. Ist der Scanner tauglich für einen professionellen Einsatz im Büro?

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Eine typische Aufgabe im Gastro-Umfeld: Thermopapier-Quittungen scannen

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Rausgerissene Seiten stapelweise beidseitig verarbeiten ist kein Problem

Der intuitive Einwand, man könne ja auch einen Drucker-Kopierer-Scanner verwenden, löst sich in Wohlgefallen auf, sobald das Gerät jenen Trumpf ausspielt, den es von Multifunktionsgeräten abgrenzt: Die Fähigkeit nämlich, gleich mehrere Seiten nacheinander einzulesen. Und zwar richtig viele, ohne Umdrehen, ohne Nachlegen, ohne dass ein Mitarbeiter dabei stehen bleiben müsste. Mehrseitige Dokumente schluckt der kleine Kollege ohne Murren, das Scan-Ergebnis landet binnen Sekunden auf dem Bildschirm und lässt sich z. B. als PDF-Dokument entweder in einem gewünschten Ordner abspeichern (z. B. „Rechnungseingänge Januar 2017“) oder aber exportieren – dazu gleich mehr. Rund 45 Seiten schafft der Arbeitsplatzscanner pro Minute und lässt damit jeden Flachbrettscanner freilich hinter sich. Das ist für die Nutzung eines solchen, zweifelsohne „nischigen“ Geräts in praxi entscheidend: Nur, wenn es schnell und zügig geht, wird eine solche Technik nämlich in unserer, mit Verlaub, nicht gerade technikaffinen Branche Anklang finden.

Mit dem Arbeitsplatzscanner werden aus Papierdaten Digitalinformationen

Der Canon imageFORMULA DR-C240 kommt aber nicht nur mit A4-Papier klar: Auch die in der Gastro- und Hotelwelt omnipräsenten Thermopapier-Dokumente schluckt und verarbeitet das Gerät mühelos – bedenkt man, wie schnell diese an Druckerfarbe verlieren bzw. diese zur Unkenntlichkeit verwischt, ist das eine echte Rettung – und das bis zu einer Länge von drei Metern, damit ist auch die lange, lange Abrechnung der Betriebsfeier ohne Schnippelei möglich. Auch die berüchtigten „Ritsch-Ratsch-Dokumente“ (siehe Foto) stellen kein Problem dar, werden eingezogen, kommen ohne Papierstau wieder raus und sind anschließend digital verfügbar. Warum ist das wichtig? Weil viele wertvolle Informationen – zum Beispiel aus Fachzeitschriften, -Zeitungen oder aus Lieferanten-Katalogen – eben nur in Papierform verfügbar sind. Man hat da was gelesen, reißt es raus (denn wer hat schon Platz, alle Ausgaben der abonnierten Gastro-Zeitungen dauerhaft zu archivieren?) und auf kurz oder lang landet es dann doch im Papiermüll. Und die Information, der spannende Beitrag oder Produkthinweis, der auf einmal wieder wichtig und hilfreich wird, ist futsch.

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Auch „Ritsch-Ratsch-Papier“ meistert der Scanner mühelos

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Herumfliegende Visitenkarten oder Flyer werden zu digitalen Info-Dokumenten

Exportfunktionen machen Dokumente und Informationen von überall aus abrufbar

Das muss nicht sein: Jeder noch so kleine Papierschnipsel lässt sich zum digitalen Dokument umwandeln (danach kann dann der Rest mit gutem Gewissen entsorgt werden) und anschließend entweder einem Ordner auf der Festplatte zuführen (z.B. „Produktideen“) oder auch exportieren. Zum Beispiel nach Google Drive, in die Dropbox oder zu Evernote. Was weitere Vorteile mit sich bringt, denn je nach Nutzungsform dieser Cloud-Services sind solche Dokumente dann nicht nur stationär, sondern überall abrufbar – zum Beispiel dann, wenn man im Großmarkt steht und ein bestimmtes Produkt, von dem man gelesen hat, ins Gedächtnis zurückholen und in den Einkaufswagen legen will. Oder wenn plötzlich eine Kunden- oder Vorgangsnummer gebraucht wird, im Büro aber niemand erreichbar ist. 

Mehr noch: Solche in der Cloud abgelegten Infos lassen sich – bei entsprechender Rechtevergabe – auch gemeinsam nutzen, sodass Mitarbeiter in der Küche über Beiträge zu aktuellen Food-Trends oder der F&B-Manager auf Produktinnovationen zugreifen kann. Was nützen die besten Quellen, wenn sie nicht verfügbar gemacht werden? 

Visitenkarten, die oft nach einer Weile unverarbeitet in „Ablage P“ landen, Speisekarten und Aktionsflyer (Konkurrenzbeobachtung!), aber auch Mitarbeiter-Dokumente wie Ausweise lassen sich so bequem in digitale Form bringen. Mit an Bord der Software des Canon imageFORMULA DR-C240 sind eine automatische Format- und Textrichtungserkennung, Textverbesserung, Entzerrungsfunktion und automatische Farberkennung. Das gewährleistet einwandfreie, für den Branchenbedarf mehr als hinreichende Scan-Ergebnisse. Sollte dennoch eine Nachbearbeitung – zum Beispiel bei Fotos – gewünscht sein, steht dafür die Software „Kofax VRS“ für erweiterte Bildoptimierung zur Verfügung, die in der Lieferung inbegriffen ist und die gut zu bedienende Standard-Software „Canon CapturePerfect“ gegebenenfalls ergänzt. 

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Dokumentform auswählen, Ausgabeort auswählen, Scannen – fertig

Fazit: Dieser kompakte Kollege leistet einen entscheidenden Beitrag auf dem Weg zum papierlosen Büro. Jetzt muss man es nur noch wollen. 

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