Was kostet es dich eigentlich, wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten nur ungenau erfassen? Oder anders herum gefragt: Wie kannst du dank digitaler Tools solche versteckten Kosten erkennen und eliminieren? Dieser Beitrag zeigt dir, wie du bares Geld sowie Zeit und Nerven sparen kannst und mehr Budget für sinnvollere Dinge erhältst.
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Die schockierende Rechnung auf dem Bierdeckel
Stell dir vor, du sitzt nach Feierabend in deinem eigenen Restaurant und rechnest auf einem Bierdeckel nach. Was kostet es dich eigentlich, wenn deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten nur ungenau erfassen? Die Rechnung schon bei einem Stundenlohn von 15 Euro ist ernüchternd.
Bei 20 Mitarbeitenden:
- 10 Minuten zu viel pro Tag und Person = 200 Minuten täglich
- 200 Minuten × 25 Arbeitstage = 5.000 Minuten pro Monat
- 5.000 Minuten ÷ 60 = ca. 83 Stunden
- 83 Stunden × 15 Euro Lohn = 1.250 Euro Mehrkosten
Das Ergebnis nach einem Jahr: über 15.000 Euro!
Genau diese Rechnung hat einer unserer Kunden gemacht. Mit dem Unterschied, dass bei ihm sogar 5.000 Euro pro Monat zusammenkamen. Der Grund: Statt digitaler Lösungen setzte er auf handgeschriebene Zettel und ungenaue Zeitangaben seinen Teams.
Warum analoge Zeiterfassung ein Gewinnfresser ist
Die Zeiterfassung mit Stundenzetteln, Excel-Tabellen oder sogar mündlichen Absprachen mag auf den ersten Blick kostengünstig erscheinen. In der Realität entstehen jedoch versteckte Kosten, die dein Budget erheblich belasten:
Die häufigsten Kostenfallen:
1. Großzügige Aufrundungen
Wer kennt es nicht: „Ich war um 8:53 Uhr da, schreibe aber 8:45 Uhr auf.“ Diese scheinbar harmlosen 8 Minuten pro Tag summieren sich bei einem:einer Vollzeitmitarbeiter:in auf über 30 Stunden im Jahr – das sind fast 500 Euro zusätzliche Lohnkosten.
2. Vergessene Pausen
Ohne automatische Pausenerfassung werden rechtlich vorgeschriebene Pausen oft „vergessen“ oder verkürzt dokumentiert. Das Ergebnis: bezahlte Pausenzeit, die arbeitsrechtlich problematisch ist.
3. Nachträgliche Korrekturen
Excel-Listen müssen manuell gepflegt werden. Fehler und nachträgliche Änderungen kosten nicht nur Zeit, sondern schaffen auch Vertrauensprobleme im Team.
4. Fehlende Transparenz bei Überstunden Ohne digitale Nachvollziehbarkeit häufen sich unbemerkt Überstunden an, die später teuer nachbezahlt werden müssen.
Keine lästige Pflicht, sondern eine Chance
Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs 2019 und der Bestätigung durch das Bundesarbeitsgericht 2022 ist klar: Arbeitgebende sind verpflichtet, die Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Was zunächst nach lästiger Bürokratie klingt, zeigt sich bei genauerer Betrachtung als echte Chance.
Digitale Zeiterfassung: Mehr als nur Kosteneinsparung
Digitale Zeiterfassungssysteme bieten weit mehr als nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Sie unterstützen dich dabei, dein Team effizient und transparent zu managen.
Volle Kostenkontrolle
Mit minutengenauer Erfassung weißt du exakt, welche Personalkosten anfallen. Das ermöglicht realistische Kalkulationen und verhindert böse Überraschungen bei der Lohnabrechnung.
Keine Fehler bei der Zuschlagsberechnung
Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge werden automatisch erkannt und korrekt berechnet. Das spart Zeit und verhindert Fehler.
Vertrauen im Team
Mitarbeiter:innen können ihre Arbeitszeiten einsehen und haben Gewissheit über korrekte Abrechnungen. Das schafft Zufriedenheit und Motivation und spart das ständige Hin- und Her, wenn es um die Arbeitszeiten geht.
Kein manueller Abgleich von Plan- und Ist-Zeiten
Moderne Systeme verknüpfen Zeiterfassung mit der Schichtplanung und erkennen automatisch Abweichungen oder Über-/Unterbesetzungen.
Alle Daten für die nächste Prüfung einfach parat
Bei Kontrollen oder Streitigkeiten hast du alle relevanten Daten lückenlos dokumentiert und digital archiviert.
Praxisbeispiel: 5.000 Euro Ersparnis pro Monat
Unser Kunde, ein mittelständischer Gastronomiebetrieb mit 35 Mitarbeiter:innen, hatte vor der Digitalisierung folgende Herausforderungen:
- Handgeschriebene Stundenzettel mit häufigen Rundungsfehlern
- Manuelle Pausenberechnung, die oft vergessen wurde
- Zeitaufwendige Nachbearbeitung der Excel-Listen
- Häufige Diskussionen über korrekte Arbeitszeiten
Nach der Einführung einer digitalen Lösung ergab sich folgende Ersparnis:
- 3.200 Euro durch präzise Minutenerfassung (statt Aufrundungen)
- 1.200 Euro durch automatische Pausenregelung
- 600 Euro durch Wegfall manueller Nachbearbeitung
Gesamtersparnis: 5.000 Euro monatlich
Zusätzlich reduzierte sich der administrative Aufwand um 15 Stunden pro Woche – Zeit, die nun in die Kundenbetreuung und Betriebsoptimierung fließt.
Auswahl des richtigen Systems
Viele Gründe sprechen also für die digitale und minutengenaue Zeiterfassung. Bei der Wahl der Software solltest du dabei auf folgende Kriterien achten:
Benutzerfreundlichkeit: Das System sollte so intuitiv sein, dass du und deine Mitarbeiter:innen es problemlos bedienen können.
Individuelle Einstellungen: Du solltest im System möglichst viele Einstellungen nach deinen Bedürfnissen anlegen können.
Mobile Flexibilität: Smartphone-Apps ermöglichen das Stempeln auch außerhalb des Betriebs – ideal für Lieferservice oder Catering.
DSGVO-Konformität: Datenschutz ist nicht optional. Achte auf deutsche Server und transparente Datenschutzerklärungen.
Integration mit bestehenden Systemen: Die nahtlose Anbindung an Lohnbuchhaltung und Kassensysteme spart Zeit und verhindert Doppelarbeit.
Automatische Auswertungen: Reports zu Arbeitszeiten, Überstunden und Kosten sollten per Knopfdruck verfügbar sein.
Fazit: eine Investition, die sich sofort rechnet
Die Umstellung von analoger auf digitale Zeiterfassung ist mehr als nur die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht. Sie ist eine Investition in bessere Prozesse, mehr Transparenz zum Team und den Überblick über deine Kosten – und rechnet sich schon nach kurzer Zeit.
Die Bierdeckel-Rechnung zeigt: Schon kleine Ungenauigkeiten bei der Zeiterfassung können zu erheblichen Mehrkosten führen. Mit der richtigen digitalen Lösung sparst du nicht nur Geld, sondern gewinnst auch Zeit für die wichtigen Dinge – zufriedene Gäste, ein erfolgreiches Geschäft und dich selbst. Denn am Ende des Tages zählt nicht die Anzahl der erfassten Minuten, sondern die Qualität deines Service und die Zufriedenheit deines Teams. Eine professionelle Zeiterfassung schafft dafür die ideale Grundlage.
Über gastromatic
gastromatic ist eine cloudbasierte Softwarelösung für das Personalmanagement, speziell zugeschnitten auf Gastronomie, Hotellerie und andere Schichtbetriebe. Wir sorgen dafür, dass sich Dienstplanung, Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung und Lohnbuchhaltung zentral und digital abbilden lassen – inklusive mobiler App für Mitarbeitende. Das Ziel: Abläufe vereinfachen, Kosten sparen, Transparenz schaffen und dein Team stärken. Und das machen wir so gut, dass wir bereits über 30 % der Branche zu unseren Kund:innen zählen und für eine sehr hohe Zufriedenheit bekannt sind. 😊
Hier erfährst du mehr zur Zeiterfassung mit gastromatic
