Dienstpläne in Excel, Stundenzettel auf Papier und Personaländerungen per WhatsApp: In vielen Gastronomiebetrieben kostet die Organisation des Teams mehr Zeit als nötig. Crew-OS bündelt Dienstplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung in einer Anwendung – vom ersten Arbeitstag bis zur monatlichen Lohnabrechnung.
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Die Software wurde aus der Praxis eigener Gastronomie- und Dienstleistungsbetriebe in Südhessen entwickelt. Sie richtet sich an Restaurants, Cafés, Caterer und Eventlocations, eignet sich aber auch für andere Unternehmen mit wechselnden Schichten. Mitarbeitende nutzen die App auf dem Smartphone, Betriebsleitende verwalten ihre Teams zusätzlich am Computer.
Dienstpläne, die beim Team ankommen
Wer im Service, an der Theke oder in der Küche arbeitet, braucht einen aktuellen Dienstplan. Mit Crew-OS lassen sich Schichten nach Arbeitsbereichen organisieren, offene Dienste ausschreiben und Verfügbarkeiten berücksichtigen. Mitarbeiter sehen ihre Einsätze in der App und können Schichtwechsel anfragen. Nach der Freigabe ist der Plan für alle Beteiligten aktualisiert. Auch Urlaubs- und Krankheitszeiten fließen in die Planung ein.
Wochenplan mit verschiedenen Arbeitsbereichen, Schichten und Verfügbarkeiten
Stempeln ohne Stundenzettel
Für die Zeiterfassung steht eine Stempeluhr am Tablet im Betrieb zur Verfügung. Alternativ können Mitarbeitende ihr eigenes Smartphone verwenden. Kommen, Gehen und Pausen werden unmittelbar erfasst – auch wenn die Internetverbindung einmal ausfällt. Vergisst jemand das Einstempeln, kann eine Korrektur beantragt und durch eine verantwortliche Person geprüft werden. So entstehen nachvollziehbare Arbeitszeitnachweise statt nachträglich ausgefüllter Zettel.
Digitale Stempeluhr am Tablet: Arbeitsbeginn und Feierabend ohne Papierliste
Schluss mit Personaländerungen per WhatsApp
Fast jede Woche ändert sich etwas: Ein Mitarbeiter zieht um, eine Kollegin heiratet und meldet neue Personaldaten, ein anderer hat vergessen zu stempeln. Oft landet die Information bisher als schnelle WhatsApp-Nachricht beim Chef. Zwischen Service, Lieferanten und Veranstaltungen wird sie gelesen – und später womöglich nicht mehr gefunden.
In Crew-OS können Beschäftigte persönliche Änderungen und Zeitkorrekturen direkt melden. Zuständige Personen prüfen die Angaben und geben Änderungen gegebenenfalls frei. Damit bleibt nachvollziehbar, was gemeldet und bearbeitet wurde. Gerade für Betriebe mit vielen Aushilfen ist das eine Erleichterung: Wichtige Personalinformationen hängen nicht länger vom privaten Chatverlauf einer einzelnen Person ab. Für die alltägliche Abstimmung steht außerdem ein integrierter Team-Chat zur Verfügung.
Team-Chat in Crew-OS: Absprachen zum Tagesgeschäft bleiben innerhalb der Anwendung
Personalakte und Monatsabschluss zusammen gedacht
Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Lohnabrechnungen lassen sich in einer digitalen Personalakte verwalten. Auch Urlaubsanträge und Krankmeldungen werden über das System organisiert. Fehlende Unterlagen sind für die Verwaltung leichter erkennbar und können gezielt angefordert werden.
Am Monatsende prüfen die Mitarbeitenden ihre aufgezeichneten Stunden und bestätigen den Nachweis. Der Betrieb kann Zuschläge und weitere abrechnungsrelevante Angaben aufbereiten und die Daten für DATEV exportieren. Anschließend können Lohnabrechnungen wieder in Crew-OS bereitgestellt werden. Das erspart das erneute Abtippen aus verschiedenen Listen und reduziert Rückfragen beim Steuerberater.
Das Dashboard zeigt Anwesenheiten, geplante Schichten und geleistete Teamstunden auf einen Blick
Für den Alltag entwickelt
In der Gastronomie gelten besondere Pflichten zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten. Zudem endet Ende 2026 die bisherige Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Digitale, gut geordnete Unterlagen erleichtern es Betrieben, ihre Abläufe im Blick zu behalten. Welche Nachweise im Einzelfall erforderlich sind, hängt von den gesetzlichen Vorgaben ab.
Crew-OS soll vor allem eines leisten: weniger Nachtelefonieren, weniger Sucherei und einen besseren Überblick über das Team. Interessierte Unternehmen können die Anwendung 28 Tage kostenlos testen; der Test endet automatisch.
Mehr Informationen:
www.crew-os.app
Bildnachweis: Crew-OS. Screenshots aus einer Demo-Umgebung mit fiktiven Mitarbeiternamen.
